Þjóðskjalasafn Íslands var fyrsta stofnunin til að hefja prófanir á Kardio í nýsköpunarverkefni Fjársýslunnar um viðskiptakort ríkisins, og fyrst til að fara í stöðluð, rafræn gagnaskil. Þar sem uppgjörið byggðist áður á pappírskvittunum og Excel-skjölum bókast kortafærslurnar nú sjálfkrafa inn í Orra. Þann 22. október 2026 tilkynnti Fjársýslan að Kardio væri fyrsta lausnin sem uppfyllir kröfur verkefnisins.
Kristján Þorvaldsson, fjármálastjóri hjá Þjóðskjalasafninu, segir hér frá reynslunni.
Var orðinn þreyttur á pappírnum, Excel-skjalinu og eltingaleiknum við kvittanir
Áður en Þjóðskjalasafnið tók upp Kardio var uppgjör viðskiptakorta að miklu leyti handavinna. „Það hefur verið allur gangur á því hvernig viðskiptakortin hafa verið gerð upp, mikið á pappír,“ segir Kristján. „Þetta var í rauninni bara Excel-skjal sem var föndrað og svo lesið inn í fjárhaginn.“
Mestur tíminn fór þó ekki í bókhaldið sjálft. „Mín reynsla er sú að mestur tíminn fer í að elta fólk uppi og fá kvittanirnar,“ segir hann. Kvittanir bárust oft seint og á pappír, og vinnan safnaðist upp um mánaðamót.
Stofnunin reyndi fyrst að einfalda málið með því að fækka kortunum niður í tvö. Það leiddi hins vegar til meiri handavinnu, ekki minni.
Verkefni Fjársýslunnar
Haustið 2024 hóf Fjársýslan, í samstarfi við Fjártækniklasann, verkefni um að einfalda rekstur og uppgjör viðskiptakorta ríkisins. Fjársýslan sinnir bókhaldi um 150 A-hluta stofnana og um 30 stærri stofnanir halda eigið bókhald. Samtals eru þær með um 1.400–1.500 viðskiptakort í rekstri.
Í samstarfi við Staðlaráð Íslands varð til nýr staðall um hvaða upplýsingar eiga að fylgja hverri kortafærslu á stafrænu formi. Ellefu lausnir lýstu yfir áhuga, sjö hófu prófanir og þrjár komust í gegnum fyrsta áfanga. Í október 2026 varð Kardio fyrst til að ljúka öðrum áfanga og uppfylla þar með skilgreindar kröfur Fjársýslunnar.
Þjóðskjalasafnið var fyrsta stofnunin til að hefja prófanir á Kardio og fyrst til að fara í stöðluð, rafræn gagnaskil. Kristján ruddi þannig brautina fyrir aðrar ríkisstofnanir.
Lausnin lá í fleiri kortum og sjálfvirkri bókun
Í stað fárra korta með háum heimildum fékk hver áskrift sitt eigið kort, og kortunum fjölgaði úr tveimur í um 20–25. „Mér fannst svolítið bratt að dæla út kortum hægri vinstri, kort fyrir hverja áskrift, en þegar ég fór að hugsa þetta þá er þetta eiginlega eina vitið,“ segir Kristján.
Hvert kort er stillt rétt, með skrá viðfang og tegundarlykli, svo færslurnar bókast rétt frá upphafi. „Það er búið að ákveða að tilteknar tegundir fari á ákveðið viðfang og það bókast sjálfkrafa. Svo fæ ég reikninginn fyrir notkun kortanna til yfirferðar og samþykktar.“
Starfsfólk notar Kardio-appið til að taka myndir af kvittunum og lykla færslur, og fær áminningar þegar eitthvað vantar. Allt endar á sama stað: „Þetta flæðir svo allt inn í Orra, það er þar sem þetta endar fullbókað.“
Eins og fara úr hestvagni yfir í rafbíl
Fyrir Kristján snýst ávinningurinn um minni handavinnu, betri gögn og minna álag um mánaðamót. „Þetta hefur leyst mikil vandamál hjá mér: að losna við pappír, gera fólk sjálfstæðara og tryggja að kvittanirnar berist,“ segir hann. „Maður getur fylgst með þessu reglulega, þannig að maður er ekki að taka skellinn bara í lok mánaðar.“
Gagnagæðin batna líka. „Það er talsvert betra að gera þetta svona heldur en að lesa inn Excel-skjal, því það er auðvelt að gera mistök í Excel-skjali.“
Breytingin er einföld í framkvæmd. Nýr notandi er kominn af stað á um fimm mínútum, og heimildir eru hækkaðar eða lækkaðar með einum smelli. Kristján lýsir breytingunni sjálfur svona: „Við erum að fara úr hestvagni yfir í rafbíl.“
Næstu skref fyrir aðrar ríkisstofnanir
Með þessum áfanga geta stofnanir í A-hluta ríkissjóðs nú nýtt Kardio til að skila bókhaldsgögnum vegna kortafærslna rafrænt inn í Orra. Hver stofnun metur sjálf hvaða lausn hentar henni og hagar kaupum í samræmi við innkaupareglur.
Fyrir Kristján er markmiðið skýrt: „Ég vil losna við pappírinn, ég vil hafa þetta skilvirkt og auðvelt og minnka vinnuna fyrir alla sem að málunum koma.“
Stofnanir sem vilja kynna sér Kardio geta haft samband á kardio.is.
Hlekkir í verkefni Fjársýslunar
- Fyrsta lausnin uppfyllir kröfur um rafræn gagnaskil fyrir viðskiptakort ríkisins, Fjársýslan, 22. október 2026
- Fjártæknilausnir fyrir viðskiptakort ríkisins, Fjársýslan
- Ert þú með lausnina?, kynningarfundur Fjársýslunnar, nóvember 2024