Malbikstöðin, leiðandi fyrirtæki í umhverfisvænni framleiðslu malbiks á Íslandi, glímdi við áskoranir þegar kom að útgjaldastýringu. Með starfsmenn sem eru stöðugt á ferðinni um höfuðborgarsvæðið þurfti fyrirtækið að finna snjalla lausn fyrir matarkostnað án þess að drukkna í endurgreiðslubeiðnum og handavinnu.
Áskorunin: Hundruð reikninga í hverri viku
"Ástæðan fyrir því að við leituðum til Kardio var að við vorum farin að eyða verulegum tíma í að halda utan um reikningsviðskipti vegna matarkostnaðar starfsmanna," útskýrir Hlynur Logi Ingólfsson hjá Malbikstöðinni. "Í okkar starfsemi er ekki hægt að reka fast mötueyti þar sem stór hluti starfsmanna er á ferðinni víða um bæinn og þarf að geta gripið hádegismat á næsta veitingastað."
Gamla kerfið var bæði flókið og tímafrekt. Fyrirtækið var með reikningsviðskipti hjá fjölda veitingastaða en það fylgdi mikil vinna við að tryggja að allar úttektir væru skráðar á réttan starfsmann, yfirfara og staðfesta reikninga, og kalla eftir afritum ef þau vantaði.
"Magnið af reikningum varð síðan yfirþyrmandi," segir Hlynur Logi. "Hjá mörgum veitingastöðum fengum við sér reikning og bankakröfu fyrir hverja einustu úttekt. Það þýddi tugi reikninga á dag og hundruð á viku, sem tók tíma, orku og dró athyglina frá kjarnastarfsemi fyrirtækisins."
Lausnin: Einföld og skilvirk heimildastýring
Með því að taka upp Kardio kerfið fann Malbikstöðin lausn á þessu vandamáli. Kardio býður upp á einfalt og skýrt viðmót, hraða afgreiðslu, og gerir auðvelt að breyta heimildum, bæta við eða fjarlægja korthafa, og loka kortum þegar þörf er á.
"Heimildastýringin þýðir að við getum sett skýrar reglur um upphæð úttekta, sem kemur í stað fyrir handvirkt eftirlit þar sem stjórnendur þurftu áður að fara yfir hvern einasta reikning sem kom inn í hús," útskýrir Hlynur Logi.
Nú geta starfsmenn fyrirtækisins einfaldlega greitt með kortinu hvar sem þeir eru staddir, án þess að þurfa að treysta á reikningsviðskipti við einstaka staði.
Árangurinn: Mikil hagræðing og betri yfirsýn
Innleiðing Kardio hefur skilað þremur meginkostum fyrir Malbikstöðina:
Mikil hagræðing í bókhaldi og afstemmingum hefur sparað fyrirtækinu verulegan tíma og kostnað.
Mikill tíma- og kostnaðarsparnaður þar sem hundruðir reikninga flæða nú í bókhaldið sem áður krafðist mikillar handavinnu.
Betri yfirsýn yfir kostnað og heimildir í rauntíma gerir stjórnendum kleift að fylgjast betur með útgjöldum.
Framtíðarmöguleikar
Malbikstöðin sér möguleika á að víkka notkun Kardio út fyrir matarúttektir. "Með sveigjanleika og góðri heimildastýringu sjáum við möguleika á að innleiða kortin á fleiri sviðum, til dæmis fyrir verkfæra- og varahlutainnkaup eða aðra útgjaldaflokka þar sem þörf er á einföldu, öruggu og gagnsæju fyrirkomulagi," segir Hlynur Logi.
"Við sjáum Kardio sem skýrt dæmi um hvernig einföld og vel hönnuð tæknilausn getur haft raunveruleg áhrif á rekstur fyrirtækis," bætir hann við. "Lausnin hefur sparað okkur bæði fjármuni og manntíma og gert okkur kleift að einbeita okkur að því sem við gerum best."
