Sýn, eitt af leiðandi fjarskiptafyrirtækjum Íslands, stóð frammi fyrir áskorunum tengt útgjöldunum. Áður glímdi Sýn við þau vandamál sem mörg fyrirtæki þekkja vel. Starfsmenn þurftu að safna pappírskvittunum, fylla út útgjaldaskýrslur handvirkt og senda allt inn til bókhalds. Þessi ferli voru bæði tímafrek og óskilvirk.
Kvittanir týndust reglulega, útgjöld voru ranglega flokkuð og oft tók langan tíma að fá rétta yfirsýn yfir útgjöld fyrirtækisins. Þessi óhagkvæmni hafði var eitthvað sem Sýn vildi leysa.
Lausnin með Kardio
Þegar Sýn ákvað að innleiða Kardio útgjaldastýringarkerfið breyttist þessi mynd til muna. Kerfið gerir stjórnendum kleift að stofna stafræn VISA kort fyrir starfsfólk eftir þörfum, setja upp deildir og útbúa reglur sem kerfið passar sjálfkrafa upp á.
"Kardio hefur gjörbreytt því hvernig við höndlum útgjöld," útskýrir Eðvald Ingi. "Nú geta starfsmenn einfaldlega skannað kvittanir eða sent þær inn í gegnum tölvupóst og þær parast sjálfkrafa við rétt útgjöld."
Einn af stærstu kostum kerfisins er öflug tengingin við bókhaldskerfið. Öll útgjöld fara sjálfkrafa á rétta staði í bókhaldinu með réttum upplýsingum, sem hefur sparað fyrirtækinu ótal vinnustundir. Kardio sér svo um að áminna starfsfólk að skila inn réttu gögnum sem vantar upp á í bókhaldið.
Árangurinn
Í dag notar stór hluti starfsmanna Sýn Kardio kerfið og Eðvald Ingi hefur fylgst með þróun þess frá upphafi. Árangurinn hefur verið ótvíræður.
"Kardio hefur einfaldað reksturinn til muna," segir Eðvald Ingi. "Við höfum sparað mikinn tíma bæði fyrir starfsmenn og bókhaldsdeildina. Auk þess höfum við miklu betri yfirsýn yfir útgjöldin okkar og getum stjórnað þeim mun betur."
Kerfið hefur ekki aðeins bætt skilvirkni heldur einnig aukið nákvæmni í fjárhagslegu eftirliti fyrirtækisins. Starfsmenn þurfa ekki lengur að hafa áhyggjur af því að týna kvittunum eða fylla út flóknar útgjaldaskýrslur.
"Kardio eykur traust á milli stjórnenda og starfsfólks. Auðvelt er að stofna kort ef einhver þarf að græja einhver útgjöld, og sem fjármálastjóri, þá treysti ég starfsmanninum og Kardio til að koma þessu öllu rétt í bókhaldið."
